دانش: دانش از اطلاعات و اطلاعات از داده ها ریشه می‌گیرند. دانش ترکیب سازمان یافته‌ای است از داده ­ها که از طریق قوانین، فرایندها و عملکردها و تجربه حاصل آمده است. به عبارت دیگر، دانش معنا ‌و مفهومی است که از فکر پدید آمده است و بدون آن اطلاعات و داده‌ تلقی می‌شود. تنها از طریق این مفهوم است که اطلاعات حیات یافته و به دانش تبدیل می‌شوند. دانش، در ذهن دانشور به وجود آمده و به کار می‌رود. دانش در سازمان ها نه تنها در مدارک و ذخایر دانش، بلکه در رویه‌های کاری، فرایندهای سازمانی، اعمال و هنجارها مجسم می‌شود(داونپورت و پروساک؛۱۳۸۱)..

داده ­ها به خودی خود عاری از مفهوم بوده و شامل مشاهدات، حقایق یا اعداد هستند. وقتی که داده ها به منظور خاصی سازماندهی شده و در یک متن قرار می گیرند، تبدیل به اطلاعات می‌شوند. هنگامی که اطلاعات برای آشکار ساختن الگوها و گرایشات نهان مورد تحلیل قرار می‌گیرد به دانش تبدیل می شود(احمدی و صالحی؛۱۳۹۰).

۲-۱-۲- دانش سازمانی و انواع آن

هر سازمان دارای دانش است که به وسیله این دانش به ارائه خدمات و محصولات می ­پردازد. این دانش سازمانی است که سازمان را در بازار رقابتی نگه می‌دارد و بقای آن را تضمین می‌کند(لانگبوتوم و چوریدس، ۲۰۰۱).

از آن جایی که هر سازمان متشکل از مجموعه افراد است، پس دانش سازمانی از دانش های شخصی شکل می‌گیرد. دانش می‌تواند متصل به افراد باشد که «دانش شخصی^[۹]» نامیده می شود. همچنین دانش می‌تواند در فرآیندها، قوانین، سیستم های کاری و … یافت شود که با نام «دانش گروهی^[۱۰]» شناخته می شود(سهرابی و درامی،۱۳۸۹).

دانش در هر سازمان می‌تواند به شکل های زیر موجود باشد:

دانش محصول^[۱۱]: شامل دانش خود محصول و نحوه تولید آن می‌باشد. دانش خود محصول به معنی رفع مشکلات ناشی از استفاده از محصول می‌باشد و دانش نحوه تولید به معنی بهترین و مقرون به صرفه ترین روش تولید محصول می‌باشد. این نوع دانش، ساخت یافته و درون سازمانی می‌باشد(رضائیان و همکاران،۱۳۸۸).

دانش متخصصان^[۱۲]: دانش افراد فعال در سازمان که باعث شکل گیری محصولات و خدمات آن سازمان می شود. بیشترین فعالیت سازمان ها در مدیریت دانش، استخراج، مستند سازی و قابل استفاده مجدد نمودن این نوع دانش می‌باشد(سهرابی و درامی،۱۳۸۹).

دانش رهبری^[۱۳]: شامل تمام قوانین و فرآیندها و ابزارهای مدیریت کارکنان برای رسیدن به اهداف سازمانی است. این نوع دانش یک دانش درونی است که معمولا توسط افراد سطح اول هر سازمان تعیین می‌گردند(رضائیان و همکاران،۱۳۸۸).

دانش محیطی^[۱۴]: این نوع دانش شامل برداشت هایی است که از یک محیط می توان داشت. این نوع دانش به سختی به شکلی خارجی مشاهده می شود و عموما دانش درونی است.

دانش اجتماعی^[۱۵]: تصویری که از یک سازمان و یا مجموعه در اذهان شکل می‌گیرد، دانش اجتماعی است.

از دیدگاه دیگر، در سازمان ها دو نوع دانش وجود دارد که به عنوان دانش صریح^[۱۶] یا آشکار و ضمنی^[۱۷] یا پنهان شناخته می‌شوند. تحقیقات بسیاری نشان می‌دهد که تنها ۲۰٪ دانش آشکار و صریح و ۸۰٪ مابقی پنهان و ضمنی است دانش آشکار، دانشی است که وضوح کافی برای درک آن وجود دارد. مصادیق این نوع از دانش، کتاب، مقاله، سخنرانی، روش های مدون سازمانی و سایر مستندات مشابه می‌باشد اما دانش ضمنی را می توان درون اذهان انسان‌ها، رویه‌های سازمان و نیز در اندوخته‌های فرهنگی جوامع گوناگون مستتر یافت(سهرابی و درامی،۱۳۸۹).

دانش ضمنی معمولاً در قلمرو دانش شخصی، شناختی و تجربی قرار می‌گیرد، در حالی که دانش صریح بیشتر به دانشی اطلاق می‌شود که جنبه عینی‌تر و عقلانی‌تری دارد. دانش صریح به طور معمول هم به خوبی قابل ثبت است و هم قابل دسترسی است. پولانی^[۱۸] در تمایز میان دو دانش می‌گوید: «می‌توانیم بیش از آن که به زبان می‌آوریم، بدانیم». او در اصل چنین می‌گوید که بیان کردن دانش ضمنی با واژه ها دشوار است (افرازه،۱۳۸۶).

دانش آشکار به راحتی قابل پردازش کامپیوتری، انتقال الکترونیکی و ذخیره سازی در پایگاه های اطلاعاتی است؛ ولی ماهیت ذهنی و حسی دانش ضمنی، پردازش و انتقال دانش کسب شده را از طرق منطقی و ساختارمند بسیار مشکل می‌سازد. برای اینکه دانش ضمنی در سازمان انتقال و گسترش یابد، باید آن دانش به کلمات یا اعدادی تبدیل شوند که برای هر کس قابل درک و فهم است(افرازه،۱۳۸۶).

۲-۱-۳- ویژگی­های دانش سازمانی

دانش سازمانی دارای ویژگی های زیر است:

منحصر به فرد^[۱۹]: هر فردی در سازمان، دانش را بر اساس برداشت شخصی که از اطلاعات درون و برون سازمانی به دست می‌آورد، در اختیار دارد. علاوه بر این، دانش سازمانی بر اساس گذشته تاریخی و تجربیات و مهارت‌های جمع‌شده خود سازمان شکل می‌گیرد. ‌بنابرین‏ دو گروه یا دو سازمان به شیوه یکسان، فکر و عمل نخواهند کرد(رادینگ^[۲۰]؛۱۳۸۳).

دارای ارزش^[۲۱]: دانش سازمانی، باعث بهبود تولیدات، فرآیندها، فناوری‌ها یا خدمات می‌شود و سازمان را قادر می‌سازد که قدرت رقابت و کارایی خود را افزایش دهد .دانش به سازمان‌ها کمک می‌کند تا با رویکردی جدید به حل مسائل و مشکلات خود بپردازند و خود را با تغییرات فناوری هماهنگ نمایند و آن را با روشی درست برای تسهیل کارکرد و خدمات سازمانی خود به کار گیرند(رادینگ؛۱۳۸۳).

غیرقابل جایگزین^[۲۲]: یعنی دانش سازمانی به وجود آمده در یک سازمان، قابل به کارگیری در سازمان‌های دیگر، به عنوان جایگزین نیست، چرا که همان کارکردها، تجربه ها و افراد، نمی‌توانند در جای دیگر دوباره تکرار شوند(رادینگ؛۱۳۸۳).

استراتژیک: دانش سازمانی یک منبع استراتژیک است، لذا سازمان‌هایی که می خواهند به رقابت ادامه دهند و پویایی خود را حفظ کنند باید ساز و کارها را برای ضبط دانش مربوط ایجاد دهند و آن را به طور دقیق، دائمی، مختصر و به موقع به همه افرادی که به آن نیاز دارند برسانند(رادینگ؛۱۳۸۳).

۲-۱-۴- مدیریت دانش

بعد از مطرح شدن مفاهیم مهندسی مجدد و مدیریت کیفیت جامع، مفهوم جدیدی به نام مدیریت دانش و به تبع آن سیستم های مدیریت دانش پا به عرصه وجود گذاشتند (بانفیلد^[۲۳]، ۲۰۰۹: ۱۵). مدیریت دانش با نوآوری ها و ابداعات در مهارت های مدیریتی و یادگیری سازمانی نقاط مشترک بسیاری دارد. ابتدا مدیریت دانش بر سیستم های اطلاعاتی متمرکز بود و سپس نیروی خود را به سوی توسعه مدیریت سرمایه فکری و مهارت های مدیریتی تغییر داد. با بررسی و تحلیل دانش و اهمیت ویژگی های آن در حیطه عملکرد سازمان ها، می توان دریافت که برخورداری از دانش و اطلاعات به روز برای ادامه حیات سازمان ها به یک ضرورت انکار ناپذیر تبدیل شده است. به خصوص اگر روند تغییر و تحولات دانش در جامعه به دقت مورد ارزیابی قرار گیرد. این نتیجه حاصل می شود که جامعه فراصنعتی امروز جامعه ای اطلاعاتی است که در آن به تدریج فناوری های نیرو افزا جای خود را به فناوری های دانش افزا می‌دهند (هاریهان^[۲۴]، ۲۰۰۸: ۵۳).